Buchhaltung für Ihre estnische Gesellschaft

Was die estnische Buchhaltung umfasst

Estnische Buchhaltung ist keine Übersetzung der deutschen. Die Bücher werden nach estnischem Recht geführt, die Meldungen laufen elektronisch an die estnischen Behörden, und die Fristen sind andere. Für Sie als Controller zählt, dass die Ergebnisse verlässlich und rechtzeitig vorliegen und sich in Ihre Zahlen einfügen.

Die laufende Arbeit besteht aus vier Teilen: Buchführung mit Belegen und Bank, Umsatzsteuererklärung, Lohnabrechnung und dem Jahresabschluss mit Einreichung. Jeder Teil hat eine eigene Frist, und alle bauen auf der Buchhaltung des jeweiligen Monats auf.

Umsatzsteuer

Der Umsatzsteuersatz in Estland beträgt seit dem 1. Juli 2025 24 %. Die Registrierungsschwelle liegt bei 40.000 EUR. Die Umsatzsteuererklärung (KMD) ist bis zum 20. des Folgemonats fällig. Wir erstellen sie aus den abgestimmten Büchern und reichen sie ein. Mehr zu den Regeln finden Sie in unserem englischsprachigen Leitfaden zur estnischen Umsatzsteuer.

Lohnabrechnung

Auf das Bruttogehalt zahlt der Arbeitgeber 33 % Sozialsteuer und 0,8 % Arbeitslosenversicherung, der Arbeitnehmer zahlt 1,6 %. Daraus ergibt sich der Arbeitgeberfaktor 1,338. Bei 1.000 EUR Brutto kostet ein Mitarbeiter den Arbeitgeber also 1.338 EUR. Die Sozialsteuer hat eine Untergrenze von 292,38 EUR im Monat, und es gilt ein monatlicher Grundfreibetrag von 700 EUR.

Wir erstellen die Lohnabrechnung jeden Monat, melden sie in Estland und liefern Ihnen eine Aufstellung der Lohnkosten für Ihre Planung und Ihr Konzernreporting. Wie ein Mitarbeiter im Verhältnis zu Deutschland einzuordnen ist, etwa bei Entsendung oder Tätigkeit in beiden Ländern, ist eine Frage an Ihren Steuerberater.

Jahresabschluss

Der Jahresbericht ist bis zum 30. Juni beim Handelsregister einzureichen. Wir erstellen ihn aus den Büchern des Geschäftsjahres, stimmen ihn mit Ihnen ab und reichen ihn elektronisch ein. Ob die Konzernabschlüsse Anpassungen der estnischen Zahlen verlangen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater und Abschlussprüfer.

Praktisch heißt das: Die Bücher des Geschäftsjahres sollten Monate vor dem 30. Juni abgeschlossen sein. Wir planen daher den Jahresabschluss rückwärts von der Frist und holen offene Fragen zu Beständen, Forderungen und konzerninternen Posten frühzeitig bei Ihnen ein. So bleibt Ihnen und Ihrem Abschlussprüfer Zeit zur Durchsicht, bevor eingereicht wird.

Bank, Belege und Abstimmung

Die Buchhaltung beginnt mit der Bank. Wir buchen die Kontobewegungen, ordnen ihnen die Belege zu und stimmen offene Posten ab. Was nicht zugeordnet werden kann, fragen wir bei Ihnen nach, statt zu schätzen. Zum Monatsende stimmen wir Forderungen, Verbindlichkeiten und konzerninterne Salden ab, damit die Summen- und Saldenliste belastbar ist.

Wo die Gesellschaft Lieferanten oder Kunden im Ausland hat, achten wir darauf, dass Rechnungen, Umsatzsteuerbehandlung und Meldung zusammenpassen. Welche Behandlung im Einzelfall richtig ist, besprechen wir mit Ihnen, bevor wir melden.

Was wir jeden Monat von Ihnen brauchen

1. Kontoauszüge aller Bankkonten der Gesellschaft, besser Lesezugriff auf die Bank.
2. Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen mit Belegen.
3. Änderungen bei Mitarbeitern: Eintritt, Austritt, Gehalt, Abwesenheiten.
4. Neue Verträge und konzerninterne Leistungen mit der deutschen Gesellschaft.
5. Rückfragen zu offenen Posten, die Sie innerhalb weniger Tage beantworten.

Wo es in der Praxis meistens hakt

• Belege fehlen für Banktransaktionen, sodass Buchungen offen bleiben.
• Konzerninterne Rechnungen stimmen zwischen Deutschland und Estland nicht überein, etwa bei Datum, Betrag oder Währung.
• Änderungen bei Mitarbeitern erreichen uns nach dem Lohnlauf und nicht davor.
• Die Umsatzsteuer wird erst kurz vor dem 20. abgestimmt, nicht schon im Monatsabschluss.

Das sind Ordnungsfragen, keine Fachfragen. Wir bitten deshalb früh um die Unterlagen und fragen nach, solange der Vorgang noch frisch ist. Liegen Monate zurück, räumen wir sie zuerst auf, bevor der laufende Betrieb beginnt.

Wie die Zahlen zu Ihrem Steuerberater kommen

Nach dem Monatsabschluss erhält Ihr Steuerberater eine Summen- und Saldenliste und die Auswertungen im vereinbarten Format. Zum Jahresende folgt der Jahresabschluss. Kontenplan, Gliederung und Termine stimmen wir einmalig mit ihm oder Ihrer Buchhaltung ab, damit sich die estnischen Zahlen ohne Nacharbeit konsolidieren lassen.

Was der Betrieb kostet

Einen Festpreis nennen wir erst nach Durchsicht Ihrer Gesellschaft, denn die Kosten hängen vom Umfang ab: Zahl der Buchungen, Zahl der Mitarbeiter, Umsatzsteuerregistrierung, Bankkonten und der Stand der bisherigen Buchhaltung. Liegen Monate zurück, kommt die Nachbuchung in Betracht, siehe die englischsprachige Leistungsseite. Das Angebot erhalten Sie schriftlich, bevor wir beginnen.