Lo compensamos de la única forma que sirve: diciendo también dónde no llegamos y cuándo no debería contratar una contabilidad mensual. Si su empresa está inactiva, o va por su primer año casi sin movimientos, salte al último apartado. Para todo lo demás, esto es lo que compra, lo que cuesta y lo que hay que preguntar.
Gestoría, asesoría fiscal y contable no son lo mismo
En España son tres oficios distintos y usted lo sabe: la gestoría hace trámites, la asesoría fiscal da criterio, el contable lleva los libros. En Estonia el proveedor suele meterlo todo en una sola palabra, raamatupidamine, y en una sola factura mensual. Es cómodo, y también hace que dos presupuestos sean imposibles de comparar, porque los dos usan la misma palabra para trabajos muy distintos.
- Contabilidad. Registrar documentos, conciliar el banco y mantener el libro mayor para poder cerrar el año sin arqueología
- Declaraciones y cuentas. Las declaraciones mensuales y las cuentas anuales, presentadas en plazo y en el formato del propio registro
- Asesoría fiscal. Si un gasto es deducible, cómo retirar dinero, qué le costará una operación que está pensando. Esto es criterio, no introducir datos
- Representación. Quién contesta de verdad cuando escribe la Agencia Tributaria estonia, y en qué idioma
Pregunte cuál de las cuatro está comprando. Si la respuesta cubre tres, la cuarta es o su propio trabajo o una factura aparte.
Qué debe incluir como mínimo una contabilidad mensual
Para una empresa estonia pequeña con algo de actividad, este suelo no se negocia. Un servicio que no lo cubra todo no es más barato, es más estrecho.
- Contabilidad y conciliación bancaria mensuales, no una reconstrucción anual a partir de una carpeta de tickets
- El KMD, la declaración de IVA, hasta el día 20 del mes siguiente mientras la empresa esté registrada a efectos de IVA, incluidas las declaraciones a cero
- El TSD, la declaración de nóminas y retenciones, hasta el día 10 del mes siguiente cuando haya salarios, retribución de administrador o retribuciones en especie
- Las cuentas anuales, en el Registro Mercantil dentro de los seis meses siguientes al cierre, es decir hasta el 30 de junio si el ejercicio es el año natural
- Una persona concreta para hablar con la Agencia Tributaria estonia, para que una carta de la EMTA no caiga en un buzón general
Las cuentas anuales son la partida que más veces se presupuesta aparte, normalmente entre 150 y 400 euros en una empresa pequeña. Eso convierte una cuota de 25 euros al mes en algo más cercano a 50, así que pregunte si entra antes de comparar.
La cifra que importa no es la cuota mensual. Es el total que habrá pagado dentro de doce meses, con las cuentas anuales, las declaraciones de IVA, la nómina por empleado y las consultas si se facturan aparte. Pida a cada proveedor esa única cifra.
Cuánto cuesta una gestoría en Estonia y por qué
Estos son rangos de mercado habituales, no una tarifa, y el único número que cuenta es el presupuesto por escrito que reciba. La contabilidad mensual suele ir desde unos 20 euros al mes en una sociedad inactiva hasta unos 300 en una operación con personal y varios países, y la mayoría de las empresas pequeñas en funcionamiento se sitúa entre 45 y 120 euros. Dos cosas mueven la cifra: a cuántas personas paga y cuántas operaciones genera.
La facturación por horas, normalmente entre 40 y 80 euros la hora, suena más justa y casi nunca lo es, por un motivo que no tiene que ver con la tarifa. El cliente al que se le cobra por horas deja de preguntar. Espera a las cuentas anuales para mencionar el préstamo que se hizo desde la sociedad o que se mudó de país en marzo, y las dos cosas son baratas el mes en que ocurren y caras ocho meses después. Una cuota fija compra mejor comportamiento, y el comportamiento es lo que cuesta dinero en contabilidad.
Las preguntas que hay que hacer antes de firmar
Siete preguntas. Las respuestas dicen más que cualquier página web.
- ¿Quién va a hacer el trabajo? No quién se lo ha vendido. Pida el nombre de la persona que va a cerrar sus meses
- ¿Una persona con nombre o una cola? Las dos cosas funcionan. Una cola con traspasos documentados está bien; una cola que finge ser una persona con nombre, no
- ¿Qué programa usan y tendré mi propio acceso? Debería poder ver su propio libro mayor sin pedir permiso
- ¿De quién son los datos si me voy? Los libros y los documentos son suyos. Que conste en el contrato, no en un correo tranquilizador
- ¿Qué pasa si se incumple un plazo? Pregunte quién paga los intereses o la sanción causada por un retraso del proveedor, y que la respuesta sea por escrito
- ¿La tarifa es fija y qué la sube? Una tarifa fija con un tramo de operaciones declarado es honesta. Una sin tramo se va a renegociar
- ¿Qué no está incluido? Pida la lista. El proveedor que contesta esta pregunta de frente suele ser el que hay que contratar
Lo que un contable en Estonia no puede hacer por usted
Esta es la parte que se vende mal, así que decimos nuestros límites en voz alta.
- No podemos presentar su declaración española, alemana o finlandesa. Un contable estonio lleva el lado estonio. Sus declaraciones personales donde reside necesitan un especialista allí
- No damos opiniones jurídicas sobre el derecho de otro país. Si la respuesta depende de la ley de su país de residencia, necesita un abogado o un asesor fiscal allí, y lo decimos en vez de improvisar
- No podemos hacer que una sociedad sea residente fiscal donde no lo es. El lugar desde el que se dirige la empresa determina muchísimo, y ninguna gestoría tapa una sede de dirección efectiva fuera de Estonia
Sus obligaciones en España las lleva un asesor español
Conviene decirlo claro porque es el malentendido más caro de este perfil. El contable estonio lleva el lado estonio: los libros, el IVA, las nóminas y las cuentas anuales. El lado español lo lleva un asesor español. Su IRPF, sus modelos informativos como socio o administrador residente en España y dónde cae de verdad el impuesto del beneficio son de él, no nuestros.
El montaje que funciona son dos profesionales que saben el uno del otro: nosotros en Tallin y su asesor en España, con permiso para hablarse cuando haga falta. Cuesta algo más que uno solo y muchísimo menos que un año en el que cada uno daba por hecho que el otro lado estaba cubierto. Si un proveedor le dice que resuelve las dos jurisdicciones desde una sola oficina, pregúntele quién firma la declaración española.
Cambiar de gestoría sin romper nada
Cambiar de proveedor es rutina y sale mal exactamente de una manera: un traspaso incompleto. Consiga esta lista antes de cancelar nada.
- Los saldos de cierre del último ejercicio cerrado, con el desglose que hay detrás de cada uno y no solo los totales
- El libro mayor y los diarios del ejercicio en curso hasta la fecha de corte, en un formato que el nuevo proveedor pueda importar
- Los documentos originales, facturas de compra incluidas, y confirmación de dónde está el archivo
- Copia de todas las declaraciones ya presentadas este año, para que nada se presente dos veces ni se dé por presentado
- Los permisos de acceso en el e-MTA, concedidos al nuevo proveedor y retirados al anterior, con las fechas anotadas
- Una fecha de corte por escrito que diga cuál es el último mes del que responde el proveedor que sale
Sobre el momento: el corte limpio es el inicio de un nuevo ejercicio, o justo después de presentar las cuentas del ejercicio cerrado. El siguiente mejor momento es cualquier fin de mes. Evite el traspaso en medio de las cuentas anuales o en la semana en que vence una declaración de IVA. Si su gestoría actual no contesta, no espere una salida elegante: al registro y a la EMTA les importan sus presentaciones, no su discusión contractual.
Cuándo no necesita una contabilidad mensual
Una sociedad inactiva, sin registro de IVA, sin empleados y con un puñado de movimientos bancarios no necesita un producto mensual, y tampoco lo necesita un primer año en el que casi no pasó nada. Pagar 80 euros al mes por eso es pagar capacidad que no usa, y un proveedor honesto se lo dirá y le presupuestará un cierre anual.
Dos condiciones, porque son las que convierten un arreglo barato en un problema. Una sociedad inactiva presenta cuentas anuales igual que cualquier otra: la obligación es idéntica, lo que cambia es que el documento es corto. Y en cuanto hay registro de IVA hay un KMD cada mes, haya habido actividad o no, y eso por sí solo justifica un arreglo mensual. El plan más barato es el correcto mientras la empresa está parada, y el error es quedarse en él cuando el negocio despierta.
Una última cosa, y somos nosotros los que pedimos el trabajo. Si un proveedor no le dice qué queda fuera, no le da el nombre de quien va a hacer la faena y no pone por escrito de quién son los datos, el precio es irrelevante.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una gestoría en Estonia?
Como rango de mercado habitual, desde unos 20 euros al mes en una sociedad inactiva hasta unos 300 en una operación con personal y varios países, con la mayoría de las empresas pequeñas entre 45 y 120 euros. Las cuentas anuales suelen presupuestarse aparte, entre 150 y 400 euros. Solo obliga el presupuesto por escrito.
¿Qué diferencia hay entre gestoría, asesoría fiscal y contable en Estonia?
En España son tres oficios distintos. Un proveedor estonio normalmente los agrupa en un solo precio mensual, así que la pregunta útil es qué parte de cada uno entra: contabilidad, declaraciones y cuentas anuales, criterio fiscal y quién habla con la Agencia Tributaria estonia.
¿Qué debe incluir la contabilidad mensual de mi OÜ?
Como mínimo: contabilidad y conciliación bancaria mensuales, el KMD de IVA hasta el día 20 del mes siguiente, el TSD de nóminas hasta el día 10 cuando haya retribuciones, las cuentas anuales dentro de los seis meses del cierre y una persona concreta que atienda a la EMTA.
¿Puede mi contable estonio presentar mis impuestos en España?
No. El contable estonio lleva la sociedad estonia y sus obligaciones estonias. Su IRPF, sus modelos informativos y su situación como socio o administrador residente en España los lleva un asesor español. Lo que funciona es tener los dos y que se puedan hablar.
¿Cómo cambio de gestoría en Estonia?
Pida los saldos de cierre con su desglose, el libro mayor del ejercicio en curso, los documentos originales, copia de las declaraciones ya presentadas y una fecha de corte por escrito. Después cambie los accesos del e-MTA. Los momentos limpios son el inicio del ejercicio o justo después de presentar las cuentas anuales.
¿Necesito contabilidad mensual si mi empresa está inactiva?
No, si no está registrada a efectos de IVA, no tiene empleados y apenas tiene movimientos: basta un cierre anual. Las cuentas anuales hay que presentarlas igualmente, y en cuanto haya registro de IVA el KMD es mensual aunque no haya actividad.
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Este artículo refleja la legislación estonia vigente en la fecha indicada. Las normas cambian y cada situación es distinta: confirma tu caso con nosotros antes de actuar.