Una empresa pequeña suele encontrarse con las vacaciones como una cuestión de calendario: cuándo se va la persona y quién la cubre. La parte de nómina llega después y con sorpresa. El pago de vacaciones no es el sueldo mensual de la persona, se debe antes de que empiecen las vacaciones y no en la siguiente fecha de pago, y los días que la persona aún no ha disfrutado son un pasivo que carga la empresa. Esta página trata esas tres cosas y las reglas que hay detrás.
A cuántos días de vacaciones tiene derecho un empleado
El mínimo legal de vacaciones anuales es de 28 días naturales. Algunos grupos tienen más, y la cifra depende de quién es la persona y no de lo que diga el contrato.
| Grupo de empleados | Vacaciones anuales mínimas | Nota |
|---|---|---|
| Empleados en general | 28 días naturales | Se devengan a prorrata desde el primer día de trabajo |
| Menores | 35 días naturales | El mismo devengo a prorrata sobre la cifra más alta |
| Personas con capacidad de trabajo parcial o nula | 35 días naturales | El mismo devengo a prorrata sobre la cifra más alta |
| Personal docente | 35 a 56 días naturales | Lo fija un reglamento del Gobierno, así que lo comprobamos según el puesto real de la persona |
Los días son naturales. Importa más de lo que parece, porque un día natural incluye los fines de semana y el pago de vacaciones también se calcula por día natural. Las dos mitades del cálculo usan la misma unidad, por eso encajan, y por eso ninguna de las dos equivale a un mes.
El devengo es a prorrata desde el primer día
Las vacaciones se acumulan a medida que la persona trabaja. La fórmula es el derecho anual dividido entre 365 y multiplicado por los días trabajados. El ejemplo oficial es el de una persona empleada durante 90 días: 90/365 x 28 = 6,9 días.
De ahí salen dos consecuencias. Quien empieza a mitad de año tiene un derecho proporcional para ese año y no los 28 completos, y quien se marcha ha devengado exactamente los días que estuvo empleado. Y el devengo empieza el primer día de la relación. No espera al periodo de prueba ni a la primera nómina, así que desde el primer día hay un saldo de vacaciones ganadas y todavía no disfrutadas.
Seis meses de servicio antes de las vacaciones, salvo acuerdo distinto
Normalmente un empleado tiene que haber trabajado seis meses antes de coger vacaciones. Las partes pueden acordar otra cosa, y en una empresa pequeña es frecuente, dejando que quien acaba de entrar tome unos días antes. Conviene fijarse en lo que esto hace y en lo que no. Regula cuándo se pueden tomar las vacaciones. No impide que el derecho se devengue desde el primer día, de modo que quien tiene permiso para irse en el tercer mes simplemente gasta un saldo que ya se estaba formando.
El pago de vacaciones no es un mes de sueldo
Aquí es donde las empresas pequeñas se llevan la sorpresa. El pago de vacaciones es la remuneración media por día natural de los seis meses anteriores, multiplicada por el número de días de vacaciones. El método sale del Reglamento del Gobierno n.º 91 sobre el salario medio, junto con la Ley de Contratos de Trabajo. Del periodo de cálculo quedan fuera los festivos y los días sin remuneración según el artículo 19 de esa ley.
El pago de vacaciones es una media de seis meses por día natural multiplicada por los días de vacaciones. Casi nunca coincide con el sueldo de un mes. Presupuéstelo a partir del cálculo, no del bruto mensual.
Varias cosas lo alejan de la cifra mensual, y puede quedar por encima o por debajo.
- Es una cifra por día multiplicada por días naturales. Veintiocho días naturales de retribución media son una magnitud distinta de un mes natural de sueldo, y solo coinciden por casualidad.
- Mira seis meses atrás. Una subida de sueldo hecha el mes pasado entra en la media solo en parte. Una bajada de retribución durante el periodo la reduce.
- Los días excluidos cambian la ventana. Los festivos y los días sin remuneración del artículo 19 se quitan, así que el periodo de cálculo no son simplemente los últimos seis meses naturales.
- Qué cuenta como remuneración lo fija el reglamento. Si la persona tuvo retribución variable durante el periodo, cómo entra en la media es algo que comprobamos con el Reglamento n.º 91 en cada nómina, y no enumeramos aquí los componentes.
El consejo práctico es corto. Deje que el cálculo de la nómina produzca la cifra, enséñele al empleado cómo se llegó a ella y no prometa un importe de antemano a partir de su sueldo. A quien le dijeron que las vacaciones se pagan como un mes lo recordará cuando la nómina diga otra cosa.
Cuándo hay que pagar las vacaciones
El pago de vacaciones se debe a más tardar el penúltimo día hábil antes de que empiecen las vacaciones. Las partes pueden acordar una fecha posterior, pero nunca posterior a la fecha de pago siguiente al inicio de las vacaciones. Así que por defecto el dinero sale de la cuenta antes de que la persona salga de la oficina, y no a fin de mes.
Eso tiene una consecuencia fiscal que conviene conocer. La tributación de la nómina en Estonia va por caja, así que el pago cae en el mes en que realmente se paga, con el TSD a presentar antes del día 10 del mes siguiente. Unas vacaciones que empiecen a principios de enero pueden tener que pagarse en diciembre, y entonces son un pago de diciembre para el TSD y para el cierre del año. Nosotros programamos el pago de vacaciones por cuando se paga y no por cuando se disfruta, para que el mes y el año salgan bien.
Hay otra relación con el coste de una contratación de bajo sueldo. La obligación de impuesto social mínimo no se aplica cuando la persona está ausente un mes natural completo por vacaciones. Es solo el suelo, afecta a quien cobra menos de la base mensual del impuesto social, y es un alivio y no una regla con la que se pueda planificar, así que comprobamos el mes concreto y no lo damos por hecho.
Las vacaciones sin disfrutar caducan, pero no tan rápido como se teme
Las vacaciones no tomadas caducan un año después del final del año natural por el que se devengaron. Las vacaciones devengadas por 2026 llegan por tanto hasta el final de 2027. El plazo se interrumpe durante la baja por maternidad, la baja por paternidad, la baja de progenitor adoptivo, el permiso parental y el servicio militar, de modo que el reloj no corre contra quien no pudo tomarlas.
En un expediente de nómina esto es un saldo con fecha. Un buen registro de nómina muestra, por cada persona, los días devengados, los tomados, los pendientes y la fecha en que caducan. Un empleado que ha acumulado en silencio tres años de días sin tomar es un problema de contabilidad y, para él, un plazo.
El dinero en lugar de vacaciones solo se admite al terminar la relación
Estonia no permite pagar en dinero las vacaciones sin disfrutar mientras continúa la relación laboral. La compensación en dinero de las vacaciones no disfrutadas solo se admite al terminar la relación. Si un empleado pide que se le paguen los días en lugar de tomarlos, la respuesta es no, por cómodo que sea para las dos partes, y no tramitamos ese pago.
Al terminar la relación, el derecho no disfrutado puede compensarse en dinero. Por eso el saldo importa: quien se marcha con un saldo grande sin tomar produce un pago que la empresa debería haber visto venir.
La provisión de vacaciones en los libros
Como los días devengados y aún no tomados son una obligación, la práctica contable estonia es llevar una provisión de vacaciones, un pasivo en el balance por las vacaciones devengadas y no usadas. La tratamos como práctica habitual. Su rango legal es algo que hay que confirmar, y no la presentamos como ley.
La provisión vale lo que valga el registro de nómina que hay debajo, por eso conviene llevar desde el primer mes el saldo de días de cada persona. Cuando los libros los lleva la contabilidad mensual y la nómina un servicio de nóminas, los dos tienen que coincidir en esa cifra, y un cierre de año que tiene que reconstruirla desde cero cuesta más de lo que habría costado un registro mensual.
Una lista de comprobación para cada vacación que se registra
- Localizar el grupo de derecho. 28 días, 35 días o el tramo del personal docente, que fija un reglamento.
- Comprobar el saldo y el permiso. Los días devengados hasta ahora y si seis meses de servicio o un acuerdo permiten las vacaciones.
- Calcular el pago. La media de seis meses por día natural, sin festivos ni días sin remuneración, multiplicada por los días de vacaciones.
- Fijar la fecha de pago. El penúltimo día hábil antes del inicio, salvo que se acuerde una fecha posterior, y nunca posterior a la fecha de pago siguiente al inicio.
- Dejar constancia. Días tomados, días pendientes, fecha de caducidad y cualquier interrupción que corresponda.
- Pasar el saldo a la contabilidad para que la provisión del cierre de año salga de un registro y no de la memoria.
Lo que no cubrimos aquí
Las cuestiones de derecho laboral más allá de estas reglas quedan fuera de esta página, por ejemplo cómo se pueden fraccionar las vacaciones o qué pasa cuando coinciden vacaciones y baja por enfermedad. Para eso, lea la propia Ley de Contratos de Trabajo o consulte a un abogado laboralista. Y para un empleado que trabaja en otro país, las reglas de vacaciones y su pago son cosa de un asesor de ese país, no nuestra.
Lo que hacemos es la parte de nómina y contabilidad: el devengo por persona, el pago calculado sobre la media de seis meses, la fecha en que vence, la caducidad de los saldos antiguos y la provisión al cierre del año. Si quiere que se lo llevemos, nuestro correo es timoffei@spatial-eye-finance.com.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días de vacaciones tiene un empleado en Estonia?
El mínimo legal es de 28 días naturales al año. Los menores y las personas con capacidad de trabajo parcial o nula tienen 35 días, y el personal docente de 35 a 56 días por un reglamento del Gobierno. Los días son naturales, no hábiles.
¿Cómo se calcula el pago de vacaciones en Estonia?
Es la remuneración media por día natural de los seis meses anteriores multiplicada por el número de días de vacaciones, según el Reglamento del Gobierno n.º 91 y la Ley de Contratos de Trabajo. Del periodo de cálculo quedan fuera los festivos y los días sin remuneración según el artículo 19 de esa ley. El resultado casi nunca coincide con el sueldo de un mes.
¿Cuándo hay que pagar las vacaciones?
A más tardar el penúltimo día hábil antes de que empiecen, salvo que las partes acuerden una fecha posterior. Nunca puede ser posterior a la fecha de pago siguiente al inicio de las vacaciones. Como la tributación de la nómina va por caja, un pago hecho en diciembre por unas vacaciones de enero pertenece a diciembre.
¿Cuándo caducan las vacaciones sin disfrutar en Estonia?
Un año después del final del año natural por el que se devengaron. El plazo se interrumpe durante la baja por maternidad, la de paternidad, la de progenitor adoptivo, el permiso parental y el servicio militar. Las vacaciones devengadas por 2026 llegan hasta el final de 2027.
¿Puede una empresa pagar dinero en lugar de vacaciones?
Solo al terminar la relación laboral. Mientras la persona siga empleada, las vacaciones sin disfrutar no pueden pagarse en dinero en lugar de tomarse. Al terminar, el derecho no disfrutado puede compensarse en dinero.
¿Cuántas vacaciones devenga un empleado nuevo y cuándo puede tomarlas?
Se devengan a prorrata desde el primer día: el derecho anual dividido entre 365 y multiplicado por los días trabajados. El ejemplo oficial son 90 días de empleo, que dan 90/365 x 28 = 6,9 días. Normalmente el empleado necesita seis meses de servicio antes de tomarlas, salvo que las partes acuerden otra cosa.
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Este artículo refleja la legislación estonia vigente en la fecha indicada. Las normas cambian y cada situación es distinta: confirma tu caso con nosotros antes de actuar.