Una consultora o una empresa de software puede emitir cuatro facturas al mes. La contabilidad es realmente ligera. Lo que no es ligero es todo lo que se deriva de que tus clientes, tus herramientas y a menudo tú mismo estéis en otro sitio.
Inversión del sujeto pasivo, en ambas direcciones
Casi todas las herramientas que usas se compran a proveedores de fuera de Estonia: alojamiento en la nube, software de diseño, integración continua, analítica, plataformas de publicidad. Cuando la localización se desplaza a Estonia, tu empresa liquida el IVA por sí misma, declarándolo como repercutido y recuperando el mismo importe como soportado si tiene derecho pleno a deducción.
Es la partida que más veces falta en las declaraciones que heredamos de otros proveedores. En términos de caja suele quedar a cero, que es justo por lo que la gente la omite, y justo por lo que la Agencia Tributaria se da cuenta cuando las cifras no cuadran.
En el lado de las ventas, los servicios prestados a un cliente empresarial de otro Estado miembro se le facturan generalmente con inversión del sujeto pasivo, se declaran en el informe VD y exigen verificar su número de IVA en el momento de la operación.
Colaboradores en el extranjero
Incorporar a un desarrollador en Polonia, una diseñadora en Georgia o un jefe de proyecto en España es lo normal en este sector, y cada caso plantea las mismas tres preguntas: ¿es un colaborador independiente o un empleado de fondo?, ¿el pago genera obligación de retención?, ¿la actividad crea un establecimiento permanente en ese país?
Un colaborador en el extranjero rara vez es un problema. Un equipo de cinco personas que trabaja en exclusiva para ti, con tus sistemas y siguiendo tu horario, es otra conversación, y conviene tenerla antes de que empiece el quinto.
Dónde estás tú y dónde está la empresa
Si diriges la empresa desde otro país, ese país puede sostener que la sociedad se administra efectivamente allí y que por tanto es residente fiscal allí. Para una consultora de una sola persona esta es la cuestión más importante de esta página, y la respuesta depende de los hechos, no de dónde esté registrada la sociedad.
Merece la pena documentar dónde se toman las decisiones del órgano de administración, y saber si tu país de residencia aplica normas de transparencia fiscal internacional, que pueden gravar en tus manos el beneficio estonio no distribuido con independencia del diferimiento que ofrece Estonia.
Sacar el dinero
Con márgenes altos y costes bajos, la pregunta se convierte pronto en cómo extraer el beneficio. Los dividendos tributan al 22/78 del importe neto sin impuesto social; el salario y las retribuciones de administrador soportan IRPF y un 33% de impuesto social, pero generan derechos de pensión y cobertura sanitaria. La respuesta eficiente suele mezclar ambos, y dónde está la línea depende de tu país de residencia y no solo de la aritmética estonia.
Los gastos en los que la gente se equivoca
- Oficina en casa y equipos usados también en privado: deducibles en parte en el mejor caso, y una cuestión de retribución en especie en el peor.
- Viajes a conferencias que incluyen días personales: la parte privada no es gasto del negocio.
- Software comprado a tu nombre y no al de la empresa: no deducible sin una factura correcta a nombre de la sociedad.
- Atenciones y comidas con clientes: la deducción está limitada y el exceso tributa como reparto.
Lo que montamos para consultoras
- Inversión del sujeto pasivo aplicada correctamente y de forma automática a cada factura de proveedor extranjero.
- Registro de IVA planificado en función de tu mezcla de clientes y no solo del umbral.
- Una posición escrita sobre establecimiento permanente y residencia antes de que alguien la cuestione.
- Un reparto entre salario y dividendos calculado para tu país de residencia real.
- Contratos de colaboración revisados frente al riesgo de recalificación.
Preguntas frecuentes
¿Repercuto IVA a un cliente de otro país de la UE?
En los servicios a una empresa registrada a efectos de IVA en otro Estado miembro, la operación se factura generalmente con inversión del sujeto pasivo, se declara en el informe VD y hay que verificar su número de IVA en el momento de la operación. Las ventas a consumidores siguen otras reglas.
¿Tengo que liquidar IVA por las suscripciones de software extranjeras?
Normalmente sí. Cuando la localización se desplaza a Estonia, tu empresa declara el IVA como repercutido y recupera el mismo importe como soportado si tiene derecho pleno a deducción. Omitirlo es el error más frecuente que corregimos.
¿Basta con un salario pequeño y el resto en dividendos?
Depende de tu país de residencia y de si necesitas cobertura sanitaria y pensión estonias. Los dividendos no soportan impuesto social, pero tampoco generan derechos, así que el reparto debe calcularse y no copiarse.
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Información general, no asesoramiento fiscal
Este artículo refleja la legislación estonia vigente en la fecha indicada. Las normas cambian y cada situación es distinta: confirma tu caso con nosotros antes de actuar.