Estonia no grava el beneficio a medida que se obtiene, así que aquí no existe el ejercicio anual de deducciones en el sentido habitual. Lo que hay en su lugar es una prueba de si el gasto está relacionado con la actividad. Un gasto relacionado reduce el beneficio que algún día repartirás. Uno que no lo está se convierte en un reparto gravado, al 22/78 del importe, a pagar el mes siguiente al que se produjo.
Pasa una compra personal de 1.000 euros por la empresa y no te cuesta 1.000 euros. Te cuesta 1.000 euros más unos 282 de impuesto de sociedades, declarado y pagado antes del día 10 del mes siguiente, se diera cuenta alguien o no en su momento.
Lo que normalmente se admite
- Subcontratistas y freelancers que trabajan en tus proyectos.
- Servicios profesionales: contabilidad, asesoría jurídica, traducción, auditoría.
- Hardware y software usados para el negocio, incluidas suscripciones en la nube y licencias.
- Publicidad, marketing y gasto en plataformas de anuncios.
- Viajes de trabajo: vuelos, alojamiento y transporte con una finalidad empresarial real.
- Congresos, ferias y formación directamente relacionados con lo que hace la empresa.
- Comisiones bancarias y de procesamiento de pagos.
- Gastos de oficina, material y equipamiento.
- Salarios, retribuciones de administrador y los impuestos del empleador asociados.
- Gastos que tu cliente te reembolsa y que refacturas.
Las tres categorías que salen mal
1. Retribuciones en especie
Un gasto puede estar realmente relacionado con la actividad y aun así tributar, si el beneficio va a parar a una persona en lugar de a la empresa. Un coche disponible para uso privado, un teléfono pagado, alojamiento, gimnasio por encima del límite exento de promoción de la salud: son retribuciones en especie, gravadas a cargo del empleador con IRPF e impuesto social sobre el valor bruto y declaradas en el anexo del TSD.
Esto pilla a la gente porque el gasto es real y la factura está a nombre de la empresa. Ninguna de las dos cosas cambia el tratamiento. Lo que importa es quién lo disfruta.
2. Atenciones y regalos
Los gastos de atención a invitados, las comidas con clientes y los regalos tienen su propio límite exento. Lo que se gaste por encima tributa. Es uno de los pocos sitios donde Estonia fija un tope en lugar de plantear una pregunta de sí o no, y conviene conocer tu límite antes de diciembre, no después.
3. Gastos que sencillamente son personales
La tarjeta de la empresa en el supermercado, unas vacaciones familiares canalizadas a través de un congreso, un portátil que vive en casa de tu pareja. Son repartos encubiertos de beneficio. No hay deducción que perder, porque nunca la hubo; solo hay impuesto que pagar.
El problema del uso mixto
La mayoría de las discusiones no son sobre gasto claramente personal. Son sobre el portátil que se usa para trabajar y por las tardes, el teléfono que es ambas cosas, el viaje con dos reuniones de cliente y cuatro días de playa. El enfoque que funciona es repartir lo que se puede repartir, documentar la parte empresarial y tratar el resto como privado. Un reparto defendible del 70/30 anotado en su momento vale más que una deducción del 100% defendida dos años después.
La documentación es la mitad
Un gasto que no puedes acreditar es un gasto que no puedes computar, y si te dedujiste el IVA, esa deducción también se va. Lo que necesitamos por cada gasto:
- Una factura emitida a la empresa, con su nombre y código de registro, no a ti personalmente.
- Para deducir el IVA, una factura que cumpla los requisitos formales de la Ley del IVA, incluido el número de IVA del proveedor.
- Descripción suficiente para ver de qué se trataba. Una línea bancaria que dice «AMZN Mktp» no es un justificante.
- En viajes, la finalidad empresarial: con quién te reuniste, qué evento, qué proyecto.
Una nota sobre proveedores extranjeros
Casi toda herramienta que compra una empresa pequeña viene de fuera de Estonia. Esas facturas normalmente no llevan IVA y exigen la inversión del sujeto pasivo: tu empresa declara el IVA por sí misma y, con derecho pleno a deducción, recupera el mismo importe. En caja queda a cero y aun así tiene que aparecer en la declaración. Omitirlo es el error más común que encontramos al asumir una contabilidad.
La prueba más sencilla
Antes de pasar algo por la empresa, pregúntate si podrías explicar a un inspector, en una frase, qué obtuvo la empresa a cambio del dinero. Si la frase existe, guarda la factura. Si no existe, págalo personalmente: al 22/78 la vía de la empresa es la cara.
Preguntas frecuentes
¿Los gastos de empresa son deducibles en Estonia?
Estonia no grava el beneficio según se obtiene, así que los gastos del negocio simplemente reducen el beneficio disponible para repartir más adelante. Los gastos no relacionados con la actividad se tratan como repartos gravados al 22/78 del importe.
¿Qué pasa si paso un gasto personal por mi empresa estonia?
Se trata como un reparto encubierto de beneficio y tributa al 22/78 del importe, declarado y pagado antes del día 10 del mes siguiente, además del propio gasto.
¿Puedo computar un portátil que también uso en privado?
Puedes computar la parte empresarial si eres capaz de justificar el reparto y lo anotas en su momento. Reclamar el 100% de un bien en uso privado evidente invita a una liquidación por retribución en especie.
Etiquetasgastos deducibles Estoniagastos de empresaretribuciones en especie22/78
Información general, no asesoramiento fiscal
Este artículo refleja la legislación estonia vigente en la fecha indicada. Las normas cambian y cada situación es distinta: confirma tu caso con nosotros antes de actuar.