Virolainen yhtiö voi laittaa rahaa ihmisen taskuun ilman palkkaveroja muutamassa tietyssä tilanteessa. Ne ovat aidosti hyödyllisiä ja niitä käytetään laajasti väärin, ja ero näiden kahden välillä on lähes aina paperityössä eikä aikomuksessa.
Omalla autolla tehdyt työmatkat
Kun työntekijä tai hallituksen jäsen käyttää omaa autoaan yhtiön liiketoiminnassa, yhtiö voi maksaa kilometripohjaisen korvauksen verovapaasti, enintään kuukausittaiseen henkilökohtaiseen enimmäismäärään asti. Korvaus määräytyy kilometriä kohden, ja enimmäismäärä koskee työnantajaa kuukaudessa.
Verovapauden varassa on kaksi ehtoa, ja molemmat ovat ehdottomia:
- Maksulle on kirjallinen peruste, eli päätös tai määräys, josta käy ilmi, kenelle korvausta maksetaan ja millä ehdoin
- Ajopäiväkirjaa pidetään, ja siihen merkitään jokaisen työmatkan päivämäärä, tarkoitus, reitti ja kilometrit
Ilman päiväkirjaa maksu ei ole verovapaa korvaus. Se on palkkaa, verotetaan palkkana ja oikaistaan sellaisena, jos Viron veroviranomainen tarkistaa sen. Päiväkirja on verovapaus, maksu on vain maksu.
Matka kodin ja toimiston välillä ei ole työmatka. Tämä on ylivoimaisesti yleisin virhe ja ensimmäinen asia, joka tarkistetaan, koska päiväkirja, jossa sama reitti ajetaan kahdesti päivässä joka työpäivä, kuvaa työmatkaa eikä liiketoimintakäyttöä.
Kaikki kuukausittaisen enimmäismäärän ylittävä on veronalaista tavalliseen tapaan. Kiinteän kuukausisumman maksaminen ilman minkäänlaista päiväkirjaa on versio, joka useimmin päätyy verotuksen oikaisuun.
Yhtiöauto on aivan eri järjestelmä
Jos yhtiö omistaa tai leasingoi auton ja se on yksityiskäytössä, mikään edellä kuvatusta ei päde. Se on luontoisetu, jota verotetaan työnantajalle omilla säännöillään ajoneuvon tehon perusteella, ja se on olennaisesti kalliimpi järjestely. Älä sekoita näitä keskenään: jonkun oman auton korvaaminen on halpaa, auton tarjoaminen ei ole.
Puhelin ja internet
Kun puhelinta ja internetyhteyttä todella käytetään työhön, yhtiö voi kattaa kustannuksen ilman, että siitä tulee veronalainen etu. Testi on liiketoiminnallinen tarve, ei mukavuus.
Näin se kestää käytännössä:
- Selkein järjestely on sopimus yhtiön nimellä, jonka yhtiö maksaa suoraan
- Jos sopimus on henkilökohtainen, korvaa työhön liittyvä osuus eikä koko laskua, ja pysty selittämään, miten päädyit kyseiseen osuuteen
- Perheen matkapuhelinliittymän korvaaminen kokonaan ei ole puolustettavissa, ja tarkastaja huomaa sen helposti
- Säilytä laskut. Pankkisiirto, jonka viestinä on ”puhelin”, ei ole dokumentointia
Miksi nämä oikaistaan
Nämä maksut herättävät huomiota, koska ne ovat pieniä, säännöllisiä ja helposti tarkistettavia. Oikaisuissa toistuva kuvio on aina saman muotoinen: pyöreä kuukausisumma, joka maksetaan joka kuukausi samana päivänä ilman taustalaskelmaa ja ilman päiväkirjaa. Se näyttää palkalta, jolle on annettu nimilappu, ja sitä kohdellaan sen mukaisesti.
Korjaus on vaatimaton. Kirjallinen peruste jokaiselle maksutyypille, päiväkirja siellä, missä päiväkirjaa vaaditaan, säilytetyt laskut ja selitettävissä oleva osuus. Mikä tahansa pätevä kirjanpitäjä voi perustaa tämän kerran, ja sen jälkeen se vain pyörii.
Yhden hengen yhtiölle
Kaikki tämä koskee yksittäistä hallituksen jäsentä, joka maksaa itselleen, ja tarkastelu on jos mahdollista tiukempaa, koska päättäjän ja edunsaajan välillä ei ole eroa. Dokumentointivaatimus ei lievene siksi, että olet ainoa työntekijä. Päinvastoin, juuri siinä tilanteessa päiväkirjan pitäminen on tärkeintä.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko korvata itselleni oman autoni käytön Virossa?
Kyllä, verovapaasti enintään kuukausittaiseen henkilökohtaiseen enimmäismäärään asti, jos maksulle on kirjallinen peruste ja ajopäiväkirja, jossa on jokaisen työmatkan päivämäärä, tarkoitus, reitti ja kilometrit.
Mitä tapahtuu, jos en pidä ajopäiväkirjaa?
Maksu ei ole verovapaa korvaus. Sitä kohdellaan palkkana ja se verotetaan sellaisena, ja se oikaistaan sen perusteella, jos Viron veroviranomainen tarkistaa sen.
Lasketaanko matka kodin ja toimiston välillä?
Ei. Työmatka ei ole työhön liittyvä matka. Se on yleisin virhe kilometrikorvauksissa ja ensimmäinen asia, joka tarkistetaan.
Voiko yhtiö maksaa puhelin- ja internetlaskuni?
Jos yhteyttä todella käytetään työhön, kyllä. Selkein järjestely on sopimus yhtiön nimellä. Jos sopimus on henkilökohtainen, korvaa vain työosuus ja säilytä laskut.
Aiheetverovapaa autokorvaus Viropuhelinkorvaus Viroajopäiväkirjaverovapaat korvaukset