Эстонская компания в нескольких конкретных ситуациях может передать человеку деньги без зарплатных налогов. Эти возможности действительно полезны и широко используются неправильно, а разница между тем и другим почти всегда в бумагах, а не в намерениях.
Личный автомобиль для работы
Если работник или член правления использует свой автомобиль в интересах компании, компания может платить компенсацию по километражу без налога, в пределах месячного лимита на человека. Ставка - за километр, лимит действует на работодателя в месяц.
Льготу держат два условия, и оба безусловны:
- У выплаты есть письменное основание - решение или приказ, кому и на каких условиях компенсируют
- Ведётся путевой журнал с датой, целью, маршрутом и километрами по каждой рабочей поездке
Без журнала выплата не является необлагаемой компенсацией. Это зарплата, облагается как зарплата и будет переквалифицирована, если налоговый департамент посмотрит. Журнал и есть льгота; выплата - просто выплата.
Поездки между домом и офисом не рабочие. Это самая частая ошибка и первое, что проверяют: журнал с одним и тем же маршрутом дважды в день каждый рабочий день описывает дорогу на работу, а не рабочие поездки.
Всё сверх месячного лимита облагается в обычном порядке. Фиксированная сумма каждый месяц вообще без журнала - вариант, который надёжнее всего превращается в доначисление.
Служебный автомобиль - совсем другой режим
Если автомобиль принадлежит компании или взят в лизинг и доступен для личного пользования, ничего из вышеописанного не применяется. Это спецльгота, облагаемая у работодателя по своим правилам исходя из мощности автомобиля, и это существенно дороже. Не путайте: компенсировать чужое авто дёшево, предоставлять автомобиль - нет.
Телефон и интернет
Если телефон и интернет действительно используются для работы, компания может покрыть расходы без возникновения облагаемой льготы. Критерий - деловая необходимость, а не удобство.
Как это держится на практике:
- Самый чистый вариант - договор на компанию, оплачиваемый ею напрямую
- Если договор личный, компенсируйте деловую часть, а не весь счёт, и умейте объяснить, как вы её посчитали
- Компенсация семейного тарифа целиком незащитима и легко замечается проверяющим
- Храните счета. Банковский перевод с назначением «телефон» - не документ
Почему их переквалифицируют
Эти выплаты привлекают внимание, потому что они небольшие, регулярные и легко проверяемые. Повторяющийся сюжет доначислений всегда одной формы: круглая сумма, выплачиваемая в один и тот же день каждый месяц, без расчёта и без журнала. Это выглядит как зарплата с наклейкой, и так и трактуется.
Решение неэффектное. Письменное основание для каждого вида выплат, журнал там, где он нужен, сохранённые счета и доля, которую можно объяснить. Любой грамотный бухгалтер настраивает это один раз, дальше оно просто работает.
Для компании одного человека
Всё это относится и к единственному члену правления, который платит сам себе, и внимание здесь скорее выше, потому что нет разделения между тем, кто решает, и тем, кто получает. Требование к документам не смягчается оттого, что вы единственный работник. Скорее наоборот - именно тут журнал важнее всего.
Частые вопросы
Можно ли компенсировать себе использование личного автомобиля?
Да, в пределах месячного лимита на человека, без налога, при условии письменного основания выплаты и путевого журнала с датой, целью, маршрутом и километрами по каждой рабочей поездке.
Что будет, если не вести путевой журнал?
Выплата не будет необлагаемой компенсацией. Её признают зарплатой и обложат соответственно, а при проверке доначислят на том же основании.
Считается ли дорога между домом и офисом?
Нет. Дорога на работу не является рабочей поездкой. Это самая частая ошибка в компенсациях за километраж и первое, что проверяют.
Может ли компания оплачивать мой телефон и интернет?
Если связь действительно используется для работы, да. Самый чистый вариант - договор на компанию. Если договор личный, компенсируйте только деловую часть и храните счета.
Тегикомпенсация за автотелефон и интернетспецльготанеоблагаемая компенсация
Общая информация, не налоговая консультация
Статья отражает эстонское законодательство на указанную дату. Правила меняются, обстоятельства различаются - уточните вашу ситуацию у нас перед принятием решений.