On piste, jossa kirjanpitäjän palkkaaminen tulee ulkoistamista halvemmaksi, ja lähes jokainen yritys saavuttaa sen myöhemmin kuin omistaja odottaa. Sen alapuolella asia ei ole lähelläkään tasapeliä, ja sen yläpuolella kyse ei enää oikeastaan ole rahasta.
Mitä kumpikin vaihtoehto oikeasti maksaa
Ulkoistettu kuukausikirjanpito virolaiselle yritykselle maksaa noin 20 eurosta uinuvalle yhtiölle 300 euroon monimutkaiselle usean maan toiminnalle. Useimmat alle 5 miljoonan euron liikevaihdon yritykset asettuvat välille 45-300 euroa kuukaudessa eli 500-3 600 euroa vuodessa.
Palkatun kirjanpitäjän hinta ei ole pelkkä palkka. Se on palkka sekä työnantajan sosiaalivero ja työttömyysvakuutusmaksut, rekrytointi, ohjelmistolisenssit, joita et nyt maksa, lomasijaisuudet ja työntekijän esimiestyöhön kuluva aika. Virossa pätevän kokopäiväisen kirjanpitäjän kokonaiskustannus on reilusti viisinumeroinen summa vuodessa.
Ihmiset vertaavat kuukausimaksua kuukausipalkkaan. Ratkaiseva vertailu on vuosikustannus vuosikustannukseen, kaikki työntekijään kuuluva mukaan lukien.
Luku, jolla on oikeasti merkitystä
Ei liikevaihto. Kirjanpitotyön tunnit kuukaudessa. Konsulttiyhtiö, jonka liikevaihto on 900 000 euroa, kolme asiakasta, kaksitoista laskua vuodessa ja kaksi työntekijää, tuottaa vähemmän kirjanpitotyötä kuin 200 000 euron verkkokauppa, jolla on neljä myyntikanavaa ja 800 tapahtumaa kuukaudessa.
Suuntaa antavasti:
- Alle noin 20 tuntia kuukaudessa todellista kirjanpitotyötä ulkoistaminen voittaa selvästi. Viidettä osaa ihmisestä ei voi palkata, ja osa-aikainen palkkaus sillä tasolla on yleensä kirjaaja, jolla ei ole syvyyttä havaita ongelmia
- 20-60 tunnin välillä asiasta voi aidosti kiistellä, ja se riippuu yleensä siitä, onko työ ennakoitavaa vai ruuhkaista
- Sen yläpuolella oma palkkaus alkaa olla järkevä, mutta tyypillisesti ulkopuolisen kirjanpitäjän rinnalle eikä sen tilalle, koska palkkaamisen syy on kontrolli ja nopeus, ei vaatimustenmukaisuus
Missä ulkoistaminen on yksinkertaisesti parempi
- Liikevaihtosi on alle miljoonan eikä toimintasi ole monimutkaista. Työ ei täytä työpaikkaa, ja kiinteä kuukausimaksu on murto-osa kokonaiskustannukseltaan lasketusta palkasta
- Volyymisi on kausiluonteista. Työntekijä maksaa saman hiljaisina kuukausina, kun taas maksu seuraa sitä, mitä todella tuotat
- Tarvitset laajuutta, et tunteja. Alv, palkanlaskenta, rajat ylittävät kysymykset ja tilinpäätös ovat eri taitoja, ja yhdellä nuoremmalla palkkauksella on niistä osa
- Et halua avainhenkilöriskiä. Kun ainoa kirjanpitäjäsi irtisanoutuu toukokuussa, tilinpäätös erääntyy kesäkuussa eikä kukaan muu tiedä, missä mikään on
Missä palkkaaminen aidosti voittaa
Ei tietyllä liikevaihdon luvulla vaan monimutkaisuuden kynnyksellä. Palkkaaminen on järkevää, kun tarvitset jonkun yrityksen sisälle: hoitamaan maksuperintää, osallistumaan liiketoimintapäätöksiin, rakentamaan sisäistä raportointia, jota operatiivinen tiimi käyttää viikoittain, tai hoitamaan volyymin, joka todella täyttää viikon.
Jos syysi palkata on se, että haluat nopeampia vastauksia, se kannattaa selvittää ensin. Hitaat vastaukset ovat yleensä palveluongelma eikä sijaintiongelma, ja palkkaaminen on kallis tapa korjata reagointikyky.
Välimuoto, johon useimmat päätyvät
Noin 1-5 miljoonan euron liikevaihdon välillä tavallinen järjestely on, että talon sisällä oleva kirjaaja tai talousassistentti hoitaa päivittäiset kirjaukset, laskutuksen ja maksujen perinnän, ja ulkopuolinen kirjanpitäjä hoitaa kuukausipäätökset, ilmoitukset, tilinpäätöksen ja neuvonnan. Tämä yhdistelmä on yleensä halvempi kuin yksi kokenut palkkaus ja kattaa enemmän kuin kumpikaan vaihtoehto yksin.
Kysymys, joka kannattaa esittää palveluntarjoajalle
Ei hintaa. Kysy, mitä tapahtuu, kun sinulla on kysymys, joka ei ole rutiinia: asiakas toisessa maassa, epätavallinen hankinta, uudelleenjärjestely. Yritykset, jotka hinnoittelevat halvalla ja laskuttavat neuvonnan erikseen, vastaavat siihen eri tavalla kuin ne, jotka sisällyttävät sen hintaan, ja ero maksaa tai säästää sinulle paljon enemmän kuin kuukausimaksu.
Usein kysytyt kysymykset
Onko ulkoistettu kirjanpito halvempaa kuin palkkaaminen?
Lähes kaikille alle noin miljoonan euron liikevaihdon yrityksille kyllä, ja reilusti. Oikea vertailu on ulkoistuksen vuosimaksut palkkauksen kokonaiskustannukseen, johon kuuluvat sosiaalivero, ohjelmistot, lomasijaisuudet ja rekrytointi.
Millä liikevaihdolla minun kannattaa palkata oma kirjanpitäjä?
Liikevaihto on väärä mittari. Merkitystä on todellisen kirjanpitotyön tunneilla kuukaudessa. Alle noin 20 tunnilla ulkoistaminen voittaa selvästi, yli 60 tunnilla oma palkkaus alkaa olla järkevä, yleensä ulkopuolisen kirjanpitäjän rinnalla eikä sen tilalla.
Voinko pitää sekä oman kirjaajan että ulkoistetun kirjanpitäjän?
Se on yleisin järjestely noin 1-5 miljoonan euron liikevaihdolla. Kirjaaja hoitaa päivittäiset kirjaukset ja laskutuksen, ulkopuolinen kirjanpitäjä kuukausipäätökset, ilmoitukset, tilinpäätöksen ja neuvonnan.
Mikä riski on siinä, että luottaa yhteen omaan kirjanpitäjään?
Avainhenkilöriski. Jos hän lähtee pian ennen määräaikaa, kukaan muu ei tunne järjestelmiä, salasanoja tai asiakirjojen sijaintia, ja sen jälleenrakentaminen maksaa yleensä enemmän kuin usean vuoden ulkoistusmaksut.
Aiheetkirjanpidon ulkoistaminenoma kirjanpitäjätilitoimisto vai palkkauspienyritys