Virolainen yhtiö palkkaa Suomessa asuvan henkilön, tai nykyinen työntekijä muuttaa Espanjaan ja jatkaa työtään, tai palkkalistoilla oleva kehittäjä viettää puolet vuodesta perheensä luona Saksassa. Jokaisessa versiossa omistaja kysyy meiltä saman asian: jatkammeko vain Viron palkanlaskentaa? Vastaus on joskus kyllä, usein ei, ja syy vaihteluun liittyy lähes kokonaan muuhun kuin siihen, miten sopimus on kirjoitettu.
Sosiaaliturva ratkaistaan vain yhdessä maassa, ja työ ratkaisee, missä
EU:n, ETA:n ja Sveitsin sisällä sosiaaliturvaa koordinoi asetus (EY) N:o 883/2004. Sen ensimmäinen periaate on, että henkilö kuuluu yhden jäsenvaltion järjestelmän piiriin kerrallaan, ei koskaan kahden eikä koskaan ilman järjestelmää. Asetuksen 11 artiklan 3 kohdan a alakohta antaa sitten oletussäännön: toimivaltainen valtio on se, jossa työ todella tehdään.
Lue tämä oletussääntö tarkasti, sillä se on koko ongelma. Se ei kerro, missä työnantaja on rekisteröity. Se ei kerro, missä sopimus allekirjoitettiin, minkä lain alainen se on tai missä valuutassa se maksetaan. Helsingissä työpöydän ääressä työskentelevä työntekijä työskentelee Suomessa, riippumatta siitä, mitä virolainen yhtiö, jolle hän työskentelee, toivoisi. Ellei jokin alla olevista poikkeuksista päde, Suomen sosiaaliturva on toimivaltainen järjestelmä, ja vastuu sen toteutumisesta on virolaisella työnantajalla, ei työntekijällä.
Tulovero noudattaa eri sääntöä, minkä vuoksi tässä erehdytään
Tämä on yksittäisistä virheistä yleisin, jonka näemme, ja se on ymmärrettävä. Palkanmaksu tuntuu yhdeltä asialta, joten oletetaan, että yksi vastaus kattaa sen. Se ei kata. Sosiaaliturvaa ohjaa asetus 883/2004. Työtulon verotusta ohjaa kahden maan välinen verosopimus, tavallisesti sopimuksen 15 artikla, tuttuine fyysistä läsnäoloa ja 183 päivän rajaa koskevine testeineen.
Kaksi eri säädöstä, kaksi eri testiä, kaksi mahdollista vastausta. Työntekijä voi siis aivan oikein päätyä Viron sosiaaliturvajärjestelmään samalla, kun hänen palkkansa on verotettavissa asuinmaassa, tai päinvastoin. Kumpikaan lopputulos ei ole virhe eikä porsaanreikä. Se on yksinkertaisesti se, mitä kaksi sääntöjoukkoa tuottavat, kun niitä sovelletaan erikseen, ja juuri niin on tehtävä.
Jos otat tältä sivulta mukaasi vain yhden asian, ota tämä. Älä päättele yhdestä vastauksesta toiseen. Selvitä sosiaaliturvamaa asetuksen 883/2004 mukaan ja selvitä sitten tulon verotusmaa verosopimuksen mukaan kahtena erillisenä tehtävänä. Ensimmäisen oikein saaminen ja toisen olettaminen siitä seuraavaksi on tapa, jolla työnantaja päätyy maksamaan pidätettäviä veroja maahan, johon se ei ole koskaan rekisteröitynyt.
Viro liittyi rajat ylittävää etätyötä koskevaan sopimukseen 1. helmikuuta 2026
Tämä on kuvan uusin ja hyödyllisin osa, ja moni ennen tätä vuotta kirjoitettu virolainen ohjeistus ei mainitse sitä lainkaan.
On olemassa monenvälinen puitesopimus asetuksen 883/2004 16 artiklan 1 kohdan soveltamisesta tavanomaiseen rajat ylittävään etätyöhön. Se on ollut voimassa 1. heinäkuuta 2023 alkaen, ja Suomi, Saksa ja Espanja ovat kaikki olleet sen allekirjoittajia ensimmäisestä päivästä. Viro liittyi myöhemmin: sopimus tuli Viron osalta voimaan 1. helmikuuta 2026.
Sopimus antaa työntekijän tehdä etätyötä asuinmaastaan alle 50 prosenttia kokonaistyöajasta niin, että työnantajan valtio, Viro, pysyy toimivaltaisena sosiaaliturvajärjestelmänä. Ennen sopimusta kahdessa valtiossa työskentelevän henkilön olennainen kynnys oli 25 prosenttia, mikä tarkoitti, että yksi päivä viikossa kotona toisessa maassa riitti usein siirtämään koko tapauksen ulkomaille. Sopimuksen myötä liikkumavaraa on todella: kaksi päivää viikossa Helsingistä tai Madridista tehtävää etätyötä voi mahtua Viron järjestelmän sisään.
Kolme ehtoa, joilla on käytännössä merkitystä. Sopimus ei ole automaattinen: työnantaja ja työntekijä hakevat sitä yhdessä. A1-todistus myönnetään edelleen ja sitä tarvitaan edelleen, joten paperityötä ei ole vähemmän, on vain parempi lopputulos. Ja molempien maiden on oltava allekirjoittajia, mikä virolaiselle työnantajalle tarkoittaa, että olennainen päivämäärä on helmikuu 2026, ei heinäkuu 2023.
Kolme reittiä, jotka pitävät työntekijän Viron järjestelmässä
Niitä on tasan kolme, eivätkä ne mene päällekkäin. Sen selvittäminen, missä niistä olet, on ensimmäinen hyödyllinen asia.
| Reitti | Oikeusperusta | Raja | Tyypillinen tapaus |
|---|---|---|---|
| Lähetys | Asetus 883/2004, 12 artikla | Enintään 24 kuukautta | Lähetetty ulkomaille määräaikaiseen hankkeeseen |
| Työ kahdessa tai useammassa valtiossa | Asetus 883/2004, 13 artikla, kynnys asetuksen 987/2009 14 artiklan 8 kohdassa | Alle 25 % työajasta tai palkasta asuinvaltiossa | Matkustaa jatkuvasti, asuu yhdessä maassa, työskentelee useassa |
| Tavanomainen rajat ylittävä etätyö | Puitesopimus, 16 artiklan 1 kohta | Alle 50 % kokonaistyöajasta asuinvaltiossa | Asuu ulkomailla, tekee osan viikosta etätyötä kotoa |
Lähetys 12 artiklan nojalla on vanhin reitti ja kapein. Se kestää enintään 24 kuukautta, ja vain jos työnantaja harjoittaa tavallisesti olennaista toimintaa lähettävässä valtiossa, suora työsuhde jatkuu koko ajan, odotettu kesto ei ylitä 24 kuukautta alusta lukien, eikä lähetetty työntekijä korvaa toista lähetettyä työntekijää. 24 kuukauden ylittäminen on mahdollista, mutta se vaatii kahden valtion välisen erityisen 16 artiklan mukaisen sopimuksen, mikä on neuvottelu eikä lomake.
Työ kahdessa tai useammassa jäsenvaltiossa 13 artiklan nojalla riippuu siitä, tapahtuuko olennainen osa toiminnasta asuinvaltiossa. Olennainen on määritelty, ei jätetty harkinnan varaan: täytäntöönpanoasetuksen (EY) N:o 987/2009 14 artiklan 8 kohta asettaa rajan vähintään 25 prosenttiin työajasta tai palkasta. Alle 25 prosentin asuinmaassa työnantajan valtio pysyy toimivaltaisena. Sillä rajalla tai sen yli asuinmaa ottaa koko tapauksen, myös muualla tehdyn työn osan.
Laskutoimitus on tässä armoton, ja se kannattaa tehdä rehellisesti. Yksi päivä viikossa kotona on 20 prosenttia ja jää työnantajan valtion sisään. Kaksi päivää on 40 prosenttia eikä jää. Juuri tätä jyrkännettä etätyösopimus kirjoitettiin pehmentämään, minkä vuoksi 50 prosentin reitti on nyt, kun Viro on mukana, yleensä parempi tavoite.
A1-todistus ja mitä sen puuttuminen todella tarkoittaa
Mikään kolmesta reitistä ei toimi väitteen varassa. Asiakirja, joka osoittaa, minkä maan järjestelmä henkilön kattaa, on A1-todistus, muodollisesti siirrettävä asiakirja A1 (Portable Document A1). Virossa sen myöntää Viron sosiaalivakuutuslaitos (Sotsiaalkindlustusamet). Haet sitä sähköisesti eesti.ee-portaalin kautta tai paperilla, ja ehdot täyttävään sähköiseen hakemukseen vastataan normaalisti seuraavaan työpäivään mennessä, muissa tapauksissa enintään 30 päivässä.
Seuraava työpäivä on niin nopea, ettei ole hyvää syytä työskennellä ilman todistusta, ja se on käytännön pointti. A1 ei ole muodollisuus, jonka voi hoitaa myöhemmin. Se on todiste, jota ulkomainen viranomainen tai tarkastaja etsii, ja ilman sitä oletussääntö astuu uudelleen voimaan: työntekijä työskentelee asuinmaassaan, sen maan järjestelmä pätee ja työnantaja on velkaa maksut siellä. Hae ennen kuin järjestely alkaa, älä sen jälkeen, kun joku kysyy.
Suomi, jota meiltä kysytään useimmin
Viro ja Suomi ovat 85 kilometrin päässä toisistaan, ja hyvin monella virolaisella yhtiöllä on joku asumassa toisella puolella. Siksi kannattaa olla konkreettinen siitä, mikä Suomen kanta on, kun mikään A1 ei pidä henkilöä Virossa.
Eläketurvakeskus toteaa lähtökohdan selvästi: Suomessa työskentelevän työntekijän on oltava vakuutettu Suomessa, eikä sillä ole merkitystä, mikä työntekijän kansalaisuus on tai missä työnantaja sijaitsee. Ulkomaisen työnantajan on järjestettävä ja maksettava Suomen lakisääteiset sosiaalivakuutukset, työeläkevakuutus mukaan lukien, ja ilmoitettava ansiot tulorekisteriin. Yksi joustava kohta on: työnantaja voi sopia työntekijän kanssa, että työntekijä ottaa lakisääteisen vakuutuksen Suomessa työnantajan puolesta valtakirjalla. Se on oletus, ja A1 syrjäyttää sen. Hanki A1, ja henkilö pysyy Viron järjestelmässä. Jos et hanki sitä, virolainen yhtiö on saanut työnantajavelvoitteita Suomessa, yleensä huomaamattaan, ja yleensä se huomataan vasta muutaman kuukauden kuluttua.
Saksa ja Espanja, joissa kerromme, mitä emme tiedä
Molemmat ovat puitesopimuksen allekirjoittajia ja ovat olleet heinäkuusta 2023, joten 50 prosentin reitti on avoin virolaiselle työnantajalle, jolla on henkilöstöä kummassakin maassa. Rakenteellinen kuva on sama kuin Suomessa: ilman A1-todistusta maa, jossa työ tehdään, odottaa vakuuttavansa henkilön, ja velvoite on työnantajalla.
Mitä Saksan ja Espanjan järjestelmät sitten yksityiskohdissa vaativat, mitkä rekisterit, mitkä määräajat, mitkä ilmoitukset, sitä emme aio kuvata, koska emme ole vahvistaneet sitä, ja virolainen kirjanpitotoimisto, joka improvisoi saksalaisen sosiaalivakuutuksen menettelyä, ei ole sinulle minkään arvoinen. Me selvitämme Viron puolen ja asetuksen 883/2004 kysymyksen ja kerromme selvästi, missä vaiheessa tarvitset neuvonantajan toisessa maassa. Espanjan tai Saksan palkanmaksurekisteröinnin osalta se vaihe tulee aikaisin.
Kiinteä toimipaikka, riski, jota kukaan ei hinnoittele
Palkanmaksukysymyksen takana piilee toinen kysymys. Kotoa toisessa maassa työskentelevä työntekijä voi joissakin olosuhteissa synnyttää työnantajalle verotettavan läsnäolon siellä, kiinteän toimipaikan, mikä on yhteisöverotuksen eikä palkanmaksun ongelma ja paljon kalliimpi.
Emme tarkoituksella anna sinulle sääntöä tai päivälukua tästä, koska luotettavaa sellaista ei ole. Se on tosiseikoista riippuvainen ja ratkeaa sen mukaan, mitä henkilö oikeasti tekee, erityisesti siitä, tekeekö hän tavanomaisesti sopimuksia yhtiön puolesta tai toimiiko hän yhtiön epäitsenäisenä edustajana. Voimme sanoa, että riski on todellinen, että se arvioidaan toisessa maassa sen maan lain ja soveltuvan verosopimuksen mukaan, ja että ulkomainen myyntitehtävä ansaitsee kunnollisen tarkastelun, kun taas taustatoimintojen tehtävä ansaitsee yleensä vähemmän huolta. Jos tehtävä on kaupallinen ja järjestely pysyvä, tarkistuta se ennen kuin se on kestänyt vuotta.
Mitä tehdä, järjestyksessä
- Kirjaa ylös, missä työ fyysisesti tehdään, päivinä kuukaudessa. Ei sitä, mitä sopimuksessa lukee, vaan missä henkilö istuu.
- Selvitä, mikä kolmesta reitistä sopii, jos mikään: lähetys alle 24 kuukaudeksi, alle 25 prosenttia asuinvaltiossa tai alle 50 prosentin etätyö puitesopimuksen nojalla.
- Hae A1-todistus sosiaalivakuutuslaitokselta ennen kuin järjestely alkaa.
- Selvitä erikseen tulon verotusmaa verosopimuksen mukaan. Älä oleta sen vastaavan sosiaaliturvan vastausta.
- Jos toinen maa on toimivaltainen jossakin asiassa, hanki siellä toimiva neuvonantaja. Sitä vaihetta ei voi ohittaa Tallinnasta käsin.
- Kysy, synnyttääkö tehtävä kiinteän toimipaikan riskin, ja kohtele kaupallista tehtävää eri tavalla kuin hallinnollista.
Hoidamme vaiheet yksi, kaksi, kolme ja neljä sekä niistä seuraavan Viron palkanlaskennan. Teemme rajat ylittävän arvion ennen ensimmäistä maksua eikä sen jälkeen, kun ulkomainen viranomainen ottaa asian esille, koska väärin tekemisen hinta ei ole sakko vaan takautuva sosiaalivakuutusvelvoite maassa, johon et ole rekisteröitynyt. Jos haluat Viron puolen hoidettavan kunnolla rakenteen selvittyä, se on palkanlaskentapalvelumme.
Ja jos haluat oikeasti palkata jonkun ulkomailta ilman mitään Viro-yhteyttä, sano se ajoissa. Joskus rehellinen vastaus on, että virolainen työsopimus on väärä väline ja tarvitset paikallisen työnantajapalvelun (employer of record), jota emme myy emmekä aio puhua sinua pois.
Usein kysytyt kysymykset
Työntekijäni asuu Suomessa ja työskentelee virolaiselle yhtiölleni. Minne palkkaverot maksetaan?
Oletuksena Suomeen, koska asetus 883/2004 tekee toimivaltaiseksi maan, jossa työ tehdään. Poikkeuksia ovat enintään 24 kuukauden lähetys, työ kahdessa tai useammassa valtiossa alle 25 prosentin osuudella asuinmaassa tai alle 50 prosentin etätyö puitesopimuksen nojalla, johon Viro liittyi 1. helmikuuta 2026. Jokainen niistä vaatii A1-todistuksen.
Kuinka paljon työntekijä voi työskennellä toisesta maasta ennen kuin sosiaaliturva siirtyy?
Se riippuu siitä, minkä säännön alla olet. Kahdessa tai useammassa jäsenvaltiossa työskentelevän henkilön kynnys on 25 prosenttia työajasta tai palkasta asuinmaassa, asetuksen 987/2009 14 artiklan 8 kohdan mukaan. Rajat ylittävän etätyön puitesopimuksen mukaan raja on alle 50 prosenttia kokonaistyöajasta, mikä on selvästi anteliaampi.
Onko Viro mukana EU:n rajat ylittävää etätyötä koskevassa sopimuksessa?
Kyllä, 1. helmikuuta 2026 alkaen. Suomi, Saksa ja Espanja ovat olleet allekirjoittajia 1. heinäkuuta 2023 alkaen. Koska Viro liittyi myöhemmin, ennen vuotta 2026 virolaisille työnantajille kirjoitettu ohjeistus ei usein mainitse 50 prosentin reittiä lainkaan.
Kuka myöntää A1-todistuksen Virossa ja kuinka kauan se kestää?
Viron sosiaalivakuutuslaitos (Sotsiaalkindlustusamet). Haet sitä eesti.ee-portaalin kautta tai paperilla, ja ehdot täyttävään sähköiseen hakemukseen vastataan normaalisti seuraavaan työpäivään mennessä. Muut hakemukset voivat kestää enintään 30 päivää. Hae ennen kuin järjestely alkaa, älä sen jälkeen.
Voivatko tulovero ja sosiaaliturva erääntyä eri maissa?
Kyllä, ja se on normaalia eikä poikkeus. Sosiaaliturvan ratkaisee asetus 883/2004 ja tulon verotuksen verosopimus, tavallisesti 15 artikla ja sen 183 päivän testi. Ne ovat erillisiä kysymyksiä erillisine vastauksineen, joten kumpikin on selvitettävä erikseen.
Synnyttääkö ulkomailla kotoa työskentelevä työntekijä yhtiölleni kiinteän toimipaikan?
Joskus, ja se riippuu tosiseikoista eikä päivälukumäärästä. Ratkaisevaa on, mitä henkilö tekee, erityisesti se, tekeekö hän tavanomaisesti sopimuksia tai toimiiko hän epäitsenäisenä edustajana. Asia arvioidaan toisen maan lain ja soveltuvan verosopimuksen mukaan, joten ulkomainen kaupallinen tehtävä ansaitsee kunnollisen tarkastelun ja hallinnollinen yleensä vähemmän.
Aiheettyöntekijä ulkomailla palkanlaskentaA1-todistus Virososiaaliturva etätyö EUvirolaisen yhtiön työntekijä Suomessa