Viron kirjanpito suomalaiselle yhtiölle

Kenelle Viron kirjanpito on tarpeen

Viron kirjanpitovelvollisuus ei riipu siitä, mistä yhtiötä johdetaan tai kuka sen omistaa. Se syntyy, kun Virossa on rekisteröity yhtiö tai kiinteä toimipaikka, palkansaajia tai arvonlisäverovelvollisuus. Käytännössä tämä koskee seuraavia tilanteita.

• Tytäryhtiö. Suomalaisella Oy:llä on Virossa osakeyhtiö (OÜ), jolla on oma rekisterikoodi ja omat kirjat.
• Sivuliike. Yhtiö toimii Virossa rekisteröidyn sivuliikkeen kautta, ja sivuliikkeellä on Viron lain mukaiset kirjanpito- ja ilmoitusvelvoitteet.
• Viron työntekijät. Yhtiöllä on Virossa palkattua henkilöstöä tai Viron kautta maksettavia palkkoja.
• Rakennus- tai kuljetustoimintaa Virossa. Työmaa tai toistuva liikenne synnyttää kysymyksiä arvonlisäverosta, rekisteröinnistä ja mahdollisesta kiinteästä toimipaikasta, jotka selvitetään tapauskohtaisesti.
• Viron arvonlisäverorekisteröinti. Suomalainen yhtiö on rekisteröity Viron arvonlisäverovelvolliseksi ja sen on annettava Viron ilmoituksia.

Mitä velvoitteita Virossa on käytännössä

Velvoitteet ovat säännöllisiä ja kalenteriin sidottuja. Kun ne on kerran järjestetty, työ etenee kuukausirytmillä. Alla on yleiskuva siitä, mitä Viron yhtiöltä edellytetään.

Arvonlisäverorekisteröinnin osalta Viron raja on 40 000 euroa. Rajan alla oleva toiminta ei vielä velvoita rekisteröitymään, mutta rekisteröinti voi silti olla tarpeen esimerkiksi tietyissä rajat ylittävissä tilanteissa. Lisätietoa on artikkelissa Viron arvonlisäverooppaassa, ja rekisteröinnin hoidamme palvelulla arvonlisäverorekisteröinti ja ilmoitukset.

Miten Viron kirjanpito liittyy Suomen kirjanpitoon

Viron yhtiö kirjataan Viron säännöillä, ei Suomen. Konsernin kannalta tämä ei ole ongelma, kunhan rajapinta on sovittu ennakkoon. Sovimme suomalaisen kirjanpitäjänne kanssa ainakin seuraavat asiat.

1. Missä muodossa Viron tuloslaskelma ja tase toimitetaan kuukausittain tai neljännesvuosittain.
2. Mihin valuuttaan ja tilikarttaan Viron luvut yhdistetään konsernin raportoinnissa.
3. Miten konsernin sisäiset erät, kuten lainat, palvelumaksut ja osingot, merkitään molemmissa maissa samalla tavalla.
4. Kuka toimittaa tilintarkastajalle pääkirjan, tositteet ja täsmäytykset ja missä aikataulussa.

Rutiinityö tehdään palvelulla kuukausittainen kirjanpito, ja vuoden päätteeksi laadimme vuosiraportin. Jos Viron kirjanpito on jäänyt jälkeen, jälkikirjanpito korjaa tilanteen ennen kuin konsernin tilinpäätös valmistuu.

Työnjako suomalaisen kirjanpitäjänne kanssa

• Suomen kirjanpitäjänne: emoyhtiön kirjanpito, Suomen veroilmoitukset ja konsernitilinpäätös.
• Tilintarkastajanne: konsernin tilintarkastus. Sovimme etukäteen, mitä aineistoa Viron osasta tarvitaan ja milloin.
• SPATIAL EYE OÜ: Viron yhtiön tai toimipaikan kirjanpito, Viron arvonlisäveroilmoitukset, Viron palkat ja vuosiraportti.
• Viron yhtiön johto: päätökset, allekirjoitukset ja hyväksynnät. Valmistelemme asiakirjat, mutta päätösvalta pysyy teillä.

Työnjako pysyy samana, vaikka Viron toiminta kasvaa tai pienenee. Jos Viron osuus on vähäinen, rytmi on kevyt. Jos siihen kuuluu palkkoja ja arvonlisäveroa, kuukausittainen työ on tiheämpää, mutta rajapinta Suomeen pysyy ennallaan.

Rakennus-, kuljetus- ja muu tilapäinen toiminta Virossa

Tilapäinen toiminta ei ole automaattisesti vapaa Viron velvoitteista. Suomalainen rakennus- tai kuljetusyritys, joka työskentelee Virossa, joutuu arvioimaan ainakin kolme asiaa: onko Viron arvonlisäverorekisteröinti tarpeen, syntyykö Viroon kiinteä toimipaikka ja onko Viroon lähetetyillä työntekijöillä Viron ilmoitus- tai sosiaaliturvakysymyksiä. Vastaus riippuu hankkeen kestosta, sopimusrakenteesta ja siitä, kuka laskuttaa ketä.

Emme anna näistä yleisvastausta, koska oikea vastaus syntyy sopimuksista ja aikatauluista. Pyydämme hankkeen sopimuksen, aikataulun ja laskutusrakenteen ja kerromme, mitä velvoitteita Viron puolella syntyy.

Mitä tarvitsemme alkuun

• Yhtiön rekisterikoodi Virossa, jos Viron yhtiö on jo olemassa, sekä viimeisin vuosiraportti.
• Viron pankkitilien tiedot ja tiliotteet.
• Myynti- ja ostolaskut sekä sopimukset, erityisesti konsernin sisäiset.
• Palkkalistat ja työsopimukset, jos Virossa on henkilöstöä.
• Suomalaisen kirjanpitäjänne yhteystiedot ja konsernin raportointiaikataulu.

Kun nämä ovat koossa, kerromme, mitä Viron puolella on tehtävä, missä järjestyksessä ja paljonko työtä se on kuukaudessa. Jos kausia on jäänyt kirjaamatta, sovimme ensin niiden korjaamisesta.

Kuukausisulun rytmi sovitaan konsernin aikataulun mukaan. Jos suomalainen kirjanpitäjänne tarvitsee Viron luvut tiettyyn työpäivään mennessä kuukauden päätyttyä, suunnittelemme sulun sen mukaan ja kerromme etukäteen, jos jokin aineisto uhkaa viivästyä.

Kolme erillistä aihetta

Seuraavat sivut käsittelevät yleisimpiä kysymyksiä erikseen: Viron tytäryhtiö ja sen verotus, suomalaisen Oy:n ja Viron OÜ:n vertailu sekä työntekijät ja palkat kahdessa maassa. Yleisemmistä verokysymyksistä löytyy lisää palvelusta verokonsultointi.