Jokainen virolainen yhtiö jättää tilinpäätöksen joka vuosi, oli sillä toimintaa tai ei. Se jätetään kaupparekisteriin eikä veroviranomaiselle, mikä yllättää ne, jotka olettavat kaikkien ilmoitusten menevän samaan paikkaan. Määräaika on kuusi kuukautta tilikauden päättymisestä, tavallisella tammi-joulukuun tilikaudella siis 30. kesäkuuta.
Mitä tilinpäätös sisältää
Pieni virolainen yhtiö jättää lyhennetyn tilinpäätöksen. Käytännössä se tarkoittaa neljää asiaa:
- Tase tilikauden viimeiseltä päivältä
- Tilikauden tuloslaskelma
- Liitetiedot, mukaan lukien tilinpäätösperiaatteet, pysyvät vastaavat ja lähipiiriliiketoimet
- Toimintakertomus, joka kuvaa, mitä yhtiö teki vuoden aikana
Toimintakertomus on se osa, jonka merkitys aliarvioidaan. Se on lyhyt kertova teksti, ei lomake, ja se on julkinen asiakirja. Jokainen, joka hakee yhtiösi rekisteristä, voi lukea sen, myös pankit, mahdolliset asiakkaat ja maksupalvelujen tarjoajat, jotka arvioivat sinua.
Työn todellinen järjestys
Portaali on viimeinen vaihe, ei ensimmäinen. Ennen sitä:
- Jokainen vuoden pankkitapahtuma on kirjattu ja luokiteltu
- Pankkisaldo kirjanpidossa vastaa pankkisaldoa 31. joulukuuta senttiin asti
- Myynti- ja ostovelat on tarkistettu sen mukaan, mikä todella on avoinna
- Pysyvät vastaavat on poistettu
- Varasto, jos sellainen on, on laskettu ja arvostettu
- Omistajan lainat yhtiölle tai yhtiöltä on tunnistettu ja luokiteltu oikein
Jos kirjanpitoa on pidetty asianmukaisesti läpi vuoden, tämä on lyhyt tarkistus. Jos ei, tässä rakennetaan koko vuosi uudelleen, ja siksi takautuva työ hinnoitellaan erikseen kuukausittaisesta kirjanpidosta.
Jättäminen portaalissa
Tilinpäätökset toimitetaan Rekisterikeskuksen yritysportaalin kautta, ja ne allekirjoitetaan digitaalisesti henkilökortilla, Mobile-ID:llä, Smart-ID:llä tai e-residenssikortilla. Paperireittiä ei ole, eikä ajallaan jättämisestä peritä maksua.
Portaali ottaa luvut joko suoraan kirjoitettuina tai ladattuina ja tuottaa sitten tilinpäätöksen allekirjoitettavaksi. Kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat. Jos yhtiössä on useampi kuin yksi hallituksen jäsen ja yksi heistä on tavoittamattomissa kesäkuussa, se on aito ongelma eikä muodollisuus, joten varmista ajoissa, että kaikki allekirjoittajat ovat tavoitettavissa.
Käytännön seikka, joka yllättää monet: digitaalisen allekirjoituksen on oltava henkilöltä, joka on merkitty rekisteriin hallituksen jäseneksi. Jos hallitus vaihtui vuoden aikana eikä rekisteriä päivitetty, allekirjoittajaa ei välttämättä tunnisteta, eikä tilinpäätöstä voi jättää ennen kuin rekisteri on korjattu.
Miksi tilinpäätöksiä palautetaan
Rekisteri tarkistaa jätetyt tilinpäätökset ja palauttaa ne. Syyt ovat yleensä mekaanisia:
- Tase ei täsmää, tai avaussaldot eivät vastaa edellisen tilikauden päätössaldoja
- Toimintakertomus puuttuu tai se on yksi lause, joka ei sano mitään
- Pakollisia liitetietoja puuttuu, useimmiten lähipiiriä koskeva liite
- Tilinpäätös kattaa väärän jakson tilikauden muutoksen jälkeen
- Vuoden aikana hallitukseen tulleiden jäsenten allekirjoituksia puuttuu
Palautettu tilinpäätös ei ole seuraamus, mutta kello ei pysähdy, kun korjaat sitä. Jos palautus tulee heinäkuussa, olet jo myöhässä.
Mitä tapahtuu, jos et jätä
Jonkin aikaa ei mitään. Juuri siinä on ansa. Rekisteri lähettää varoituksen, määrää sitten sakkoja, joita voi toistaa, ja voi lopulta aloittaa yhtiön poistomenettelyn. Paljon ennen sitä osuu käytännön haitta: yhtiö, jolla on myöhässä olevia tilinpäätöksiä, saa vaikeuksia avata ja pitää pankkitilejä, maksupalvelujen tarjoajat hylkäävät sen ja se menettää tarjouskilpailuja julkisen rekisterimerkinnän vuoksi, jonka kuka tahansa vastapuoli tarkistaa sekunneissa.
Halvin vuosi korjata on kuluva vuosi. Kolmen myöhässä olevan tilikauden rakentaminen uudelleen maksaa moninkertaisesti sen, mitä kirjanpidon pitäminen olisi maksanut samalta ajalta.
Toimettomatkin yhtiöt jättävät
Yhtiö, jolla ei ole liikevaihtoa, työntekijöitä eikä tapahtumia, jättää silti tilinpäätöksen. Se on lyhyt, mutta nollatilinpäätös on yhä tilinpäätös, ja toimettomat yhtiöt ovat ylivoimaisesti yleisin myöhästyneiden jättöjen lähde, koska kukaan ei tunne velvollisuutta, kun mitään ei tapahdu.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin Viron tilinpäätöksen määräaika on?
Kuusi kuukautta tilikauden päättymisestä. Tavallisella tammi-joulukuun tilikaudella se on 30. kesäkuuta.
Jätetäänkö tilinpäätös veroviranomaiselle?
Ei. Tilinpäätös menee kaupparekisteriin yritysportaalin kautta. Veroilmoitukset jätetään erikseen Viron vero- ja tullihallitukselle.
Mitä teen, jos tilinpäätös palautetaan?
Korjaat sen ja jätät uudelleen, mutta määräaika ei pysähdy sillä välin. Useimmat palautukset ovat mekaanisia: tase ei täsmää, toimintakertomus puuttuu, liitetietoja puuttuu tai hallituksen jäsenten allekirjoituksia puuttuu.
Pitääkö toimettoman yhtiön jättää tilinpäätös?
Kyllä. Yhtiö, jolla ei ole toimintaa, jättää silti tilinpäätöksen joka vuosi, ja toimettomat yhtiöt ovat yleisin myöhästyneiden jättöjen lähde.
Aiheettilinpäätöksen jättäminen Virossamiten tilinpäätös tehdäänViron kaupparekisteritilinpäätös hylättiin